Aprenda a arranjar tempo para cheirar as rosas.
A verdade simples e desagradável é que estamos provavelmente mais ocupados do que alguma vez estivemos. Apesar do facto de pouca ciência apoiar esta noção, a prova anedótica é esmagadora.
"Pode vê-lo à nossa volta", diz Jana Jasper, uma especialista em produtividade com sede em Nova Iorque e autora de Take Back Your Time. "As pessoas falam demasiado depressa. Estamos sempre com pressa. Começamos as coisas e não as acabamos, e estamos constantemente a ser incomodados com a ideia de que nos esquecemos de fazer algo, mas não temos a certeza do que é".
O facto de as pessoas estarem inundadas de dispositivos que poupam trabalho e tempo, desde aspiradores robóticos a fornos de microondas e computadores, parece muitas vezes contra-intuitivo. Mas o que a tecnologia dá, também tira.
"À medida que aumentámos o número de dispositivos e produtos que poupam tempo para facilitar as nossas vidas, encontrámos formas de preencher o tempo", diz Tracy Lyn Moland, consultora de gestão de tempo e autora de Mother Management, Managing Mom Before Everybody Else. E uma falta de tempo crónica leva ao stress.
Mas os peritos em gestão do tempo com que falámos dizem todos que é possível reduzir o stress. Pensem nisto como adicionando uma hora extra ao vosso dia através de técnicas de gestão do tempo.
Algo tão simples como "saber onde estão as suas chaves de manhã, saber onde está o livro ou os trabalhos de casa da biblioteca do seu filho, reduzirá muito o stress", diz Moland. Ela tem uma série de dicas de gestão de tempo.
Fazer um diário de tempo
Tire uma semana e planeie o que faz todos os dias. Seja honesto. Se vê 25 horas de televisão por semana, escreva-o.
"Este é um doloroso despertar para a maioria das pessoas", diz Jana Jasper. "É preciso incluir tudo --- tempo de ginástica, alimentação, condução, reuniões semanais, tudo isso. Pode ser perturbador ver quão pouco tempo não estruturado nos permitimos. Mas é difícil tomar decisões inteligentes sobre a utilização mais eficaz do seu tempo se não souber o que está a fazer com o seu tempo agora".
Aprenda a dizer "Não".
Desligue o seu telemóvel e apitar. Quando alguém lhe pede para fazer algo que realmente não tem tempo para fazer, diga-o, educadamente, mas com firmeza. E não se deixe sentir culpado.
"Uma razão pela qual nos sentimos tão ocupados a toda a hora é que estamos pior a estabelecer limites pessoais em torno daquilo a que vamos dizer 'não'", diz Jana Kemp, fundadora e presidente da Meeting & Management Essentials, uma consultora de gestão de tempo em Boise, Idaho.
Parte de declinar a fazer as coisas, está a concentrar-se nos seus objectivos, explica Kemp. O seu diário de tempo pode ajudar a este respeito. Uma vez bloqueado o tempo para actividades importantes, mas muitas vezes não programadas, inscreva-se apenas para as coisas que são importantes, família, amigos e saúde. Assim que souber exactamente o que tem tempo para fazer, é mais fácil recusar coisas que não se encaixam nas suas prioridades.
Baseado no tempo, Lista de afazeres
"Crie uma lista de afazeres que inclua quanto tempo vai gastar em cada item da lista", diz Moland. As listas são sempre úteis, mas quando se adiciona o tempo que cada tarefa deve demorar, ajuda a dar prioridade à forma como se realizam as tarefas. Quando se dá prioridade às tarefas, concentra-se naturalmente naquelas que se podem fazer imediatamente.
Deixe o seu computador ajudar
A tecnologia ajudou-o a entrar no tempo de ligação em primeiro lugar, por isso use-a para o ajudar a sair. Experimente alguns dos muitos programas de programação pessoal que lhe permitem manter um calendário, listas de "afazeres", e listas telefónicas e de endereços no seu computador.
"Já não é suficiente ser eficiente", disse Jasper. "O objectivo aqui é utilizar a tecnologia para se livrar de todo o papel da sua vida. Não consigo sublinhar o suficiente a importância disto".
Muito da organização, dizem estes peritos, vem da racionalização da sua vida. Quanto mais confusão tiver na sua vida - números de telefone em folhas de papel, cartões de visita em cadernos, uma secretária cheia de calendários e listas - maior é a probabilidade de perder tempo a tentar manter-se organizado e em cima das coisas,
Multitarefa
Haverá hoje uma palavra-chave mais usada? Todos nós combinamos várias actividades numa só, o tempo todo. Algumas actividades multitarefa são perigosas. Fale ao telefone enquanto conduz e as suas hipóteses de estar envolvido num acidente de viação aumentam dramaticamente. Dito isto, muitas actividades podem ser combinadas de forma eficaz e segura. Oiça os livros em cassete enquanto se desloca. Quando vê televisão, pague as suas contas.
"As mulheres são mais capazes de multitarefas do que os homens", disse Moland. "Mesmo que ambos os parceiros trabalhem a tempo inteiro, a mulher é normalmente capaz de pensar na agenda das crianças, no lar, nas refeições. Os homens são mais capazes de se concentrarem numa tarefa de cada vez - e as mulheres podem aprender com isto de vez em quando".
Não Seja um Perfeccionista
Não há nada de errado em ser vulgar. O perfeccionismo, também conhecido como prestar atenção excessiva a cada detalhe, importante ou não, é uma espécie de procrastinação.
"Estabeleça objectivos racionais para si próprio", diz Jasper. "É uma coisa boa esforçar-se para ser o seu melhor. É contraproducente tentar ser o melhor".
Estabelecer expectativas inalcançáveis sobre si próprio apenas acrescenta stress à sua vida, explica Kemp.
Recompense-se
Finalmente, não deixe que nenhum progresso, por pequeno que seja, fique sem recompensa.
"Use o seu diário de tempo para tomar decisões sobre como quer organizar melhor o seu tempo", disse Jasper. "À medida que avança na definição de prioridades e diz 'não', deixe-se desfrutar disso. Não tem de ser uma grande recompensa, talvez possa ser tão simples como passar algum tempo sozinho ou receber uma massagem. É importante reconhecer e desfrutar do seu sucesso".
John Casey é um escritor freelance de estilo de vida, saúde e ciência na cidade de Nova Iorque.
